Flexibel Dokumente verwalten

Dokumenten- und Wissensmanagement sind in der digitalen Welt sowohl für Unternehmen als auch für Privatleute wichtige Themen. Mit Dokumentenmanagementsystemen - kurz DMS - lassen sich Dokumente verwalten, ordnen, aufbereiten und archivieren. Ein professionelles DMS ist dabei häufig sehr kostenintensiv, aber auch mit Freeware lassen sich Dokumente verwalten. Die Programme ermöglichen es, für die Dokumente einen Arbeitsablauf zu bestimmen. Vom Posteingang, über die Arbeit mit den Dokumenten, bis hin zum Ausgang und der Aussonderung nicht mehr notwendiger Unterlagen kann der Anwender die Dokumente verwalten. Freeware-DMS stellen bereits alle gängigen Funktionen zur Verfügung und sind für die Arbeit in einem Netzwerk gedacht. So können zeitgleich mehrere Personen die vorhandenen Dokumente verwalten. Für Dateien sind im DMS Informationen wie Bearbeitungsstand, Versionsnummer oder Aufbewahrungsdauer abrufbar und über Suchfunktionen lassen sich die Dokumente verwalten, filtern und indizieren. Mit Informations-Sammlungen oder themenbereichsbezogenen Menüs kann der Anwender zudem Informationstypen wie Internet-Adressen, e-Mails, Nachrichten oder RSS-Feeds verschiedenste Dokumente verwalten.

Mit Freeware Dateien erfassen und verarbeiten

Dokumente verwalten beginnt mit der Datenerfassung. In Freeware-DMS können elektronisch erstellte Dokumente wie PDF-Dateien oder e-Mails schnell erfasst werden. Dokumente in Papierform müssen allerdings erst gescannt werden, um sie im DMS zu erfassen. Erfassung bedeutet, die Dokumente im System einzutragen, sie zu typisieren, ihnen Schlagworte für spätere Suchoptionen zuzuordnen und festzulegen, auf welchem Wege die Dokumente nach der Datenerfassung weiterverarbeitet werden sollen. Sind die Daten dann im DMS hinterlegt, kann der Anwender die Dokumente verwalten, indem er sie organisiert und beispielsweise in virtuelle Ordner gliedert. Außerdem kann gesteuert werden, welche Anwender welche Dokumente verwalten sollen. Die Anwender können die Dokumente nun in einer Textverarbeitung bearbeiten oder in einem PDF-Programm einsehen. Dabei lassen sich Änderungen vornehmen, sowie Notizen oder Bearbeitungsvermerke erstellen. Da in der Regel mehrere Anwender die verschiedenen Dokumente verwalten, kann auch eine Bearbeitungsreihenfolge festgelegt werden. Wird das Dokument nicht mehr benötigt, dann wird es jedoch nicht einfach gelöscht. Um im DMS eine Bearbeitungshistorie aufzubauen, heißt Dokumente verwalten auch, die Daten bei Nichtgebrauch sorgsam zu archivieren.