Dokumente verwalten Version 3.4.3

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Der pdf2flow Download erleichtert den Umgang mit Dokumenten im Bürobetrieb. Erstellte Dokumente werden anhand einer Regelliste als PDF archiviert, per Fax oder Mail versandt, verschlüsselt und vieles mehr.

pdf2flow Download

Ohne pdf2flow könnte der Versand eines Angebots so aussehen: Das Angebot wird erstellt, als PDF-Datei konvertiert, die AGB auf der Festplatte gesucht und als Anhang beigefügt, zum Mailprogramm gewechselt, der Empfänger herausgesucht, eine E-Mail erstellt und getippt, die eben zusammengestellten Dokumente angefügt, versendet und anschließend lokal oder im Netzwerk zur Archivierung abgelegt. Dieser Prozess ist bei jeder einzelnen Angebotserstellung zu durchlaufen.

pdf2flow erleichtert diesen Vorgang deutlich. Sendet man ein Dokument an den pdf2flow-Drucker, analysiert dieser das Schriftstück und führt anhand von durch den Anwender erstellten Schlüsselworten definierte Aktionen durch. Im Beispiel der Angebotserstellung wären das also das automatische Anhängen der AGB, das Extrahieren des Empfängers aus dem Angebotsschreiben, das automatische Erstellen und Versenden einer eMail sowie Benennung und Archivierung des kompletten Schriftverkehrs. Auch denkbar sind der automatische Druck von Rechnungen auf Schacht 2 eines speziellen Druckers, der die zugehörigen Formulare beinhaltet. Doch auch bei anderen Büroprozessen ist pdf2flow nützlich. So erkennt die Dokumentenverwaltung automatisch etwa sensible Schreiben an den Steuerberater und verschlüsselt sie vor der Übermittlung, oder versendet sie ohne weiteres Zutun des Anwenders per Fax. Zudem lassen sich mit pdf2flow Skripte aufrufen, die weitere Aktionen auslösen.

Beim Hersteller stehen bereits verschiedene Module, hier Bots, bereit. Zudem werden auf Wunsch individuelle Bots für spezielle Aufgaben erstellt. Die Bereitstellung des optimalen Regelwerks erfordert natürlich einen gewissen initialen Aufwand, direkt aus der Dose wird sich der Zeitgewinn mit pdf2flow also eher nicht bemerkbar machen. Langfristig dürfte sich mit dem Dokumentenspezialist jedoch richtig Zeit sparen lassen.

pdf2flow Download

Einschränkungen von pdf2flow

Maximal ein Benutzer in der Testversion.

Pro

  • Erleichtert wiederkehrende Aufgaben
  • Flexibel erstellbares Regelwerk
  • Ansehnliche Funktionsvielfalt
  • Auf Wunsch individuell erstellte Module

Contra

  • Initiale Zeitinvestition notwendig

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Hersteller:
Lizenzart:
Demo-Version
System:
Win 7, Server 2008, Win 8, Windows 10
Sprache:
Englisch
Version:
3.4.3
Update:
25.04.2016