Dokumente verwalten Version 6.5

Worklift Worklift

Sammeln, ordnen, einsortieren, aussortieren: Die Ablage von wichtigen Dokumenten ist in der Regel eine lästige Pflicht. Mit dem neuen System „Worklift“ erleichtert Sanyo die Archivierung erheblich und hilft gleichzeitig, die Aktenschränke abzuspecken. Zwar zwingen juristische Verordnungen oft zum jahrelangen Aufbewahren wichtiger Unterlagen. Bis zu 80 Prozent der archivierten Papiere jedoch können nach Sanyos Schätzung problemlos digitalisiert werden: Dazu zählen doppelt abgelegte Kopien ebenso wie ausgehende Briefe und Rechnungen oder Ausdrucke von Faxen und E-Mails. In die bestehende IT-Infrastruktur eines Unternehmens integriert, arbeitet das automatische Ablagesystem im Hintergrund. Auf Wunsch werden etwa ausgedruckte Dokumente oder versendete Faxe automatisch in die Datenbank aufgenommen. Aber "Worklift" kümmert sich auch um die Verwaltung der Originale: Diese werden einfach eingescannt und automatisch indiziert. Der Anwender kann bei Bedarf sowohl auf die digitale Kopie zugreifen, als auch den Aufbewahrungsort der Originale erfahren. Der gesamte Bestand kann jederzeit aus jeder Anwendung heraus abgerufen, angezeigt oder ausgedruckt werden. "Worklift" unterscheidet sich dabei von klassischen Dokumentenmanagement-Systemen, bei denen es eher auf die Veränderung und Aufbereitung der Unterlagen ankommt, da hier Modifikationen Fälschungen sind. Jakob Skopicki von Sanyo spricht daher auch lieber von „Record Management“. Auch ein weiteres Problem wurde gelöst: die Sicherheit der Daten. Eine klare Ablagestruktur und ein rigider "Thesaurus" sollen garantieren, dass auch spätere Generationen die Übersicht behalten. Zudem setzt "Worklift" auf die beiden Standardbildformate TIF und EMF sowie auf eine voll kompatible Datenbank, damit auch die Software der Zukunft die Daten noch lesen kann. Bei eventuellen Updates der Soft- oder Hardware könnten damit gegebenenfalls sämtliche Dokumente in aktuelle Formate der nachfolgenden Version umgewandelt werden.

Einschränkungen von Worklift

Maximal 1000 Dokumente pro Aktenschrank

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Leserbewertung & Eigenschaften

3.61/5
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Ihre Bewertung

Hersteller:
Lizenzart:
Shareware
System:
XP, Server 2003, NT, 98, ME
Dateigröße:
26.50 MB
Sprache:
Mehrsprachig
Version:
6.5
Update:
21.02.2015