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Kassenbuch führen leicht gemacht

Natalia P. Natalia P.

Das Kassenbuch führen – gerade in Vereinen wird diese ungeliebte Aufgabe oft vernachlässigt. Dabei geht das leichter als gedacht. Hier mehr erfahren! Ob Familie, Verein oder Unternehmen, ein gut geführtes Kassenbuch hilft dabei, Finanzen im Blick zu behalten und Steuererklärungen einzureichen. Oftmals geschieht dies im Privatbereich und in Vereinen noch auf Papier. Dabei kann eine einfache Office-Software Übertragungsfehler ausschließen und bei der Kalkulation von Ausgaben und Einnahmen helfen. Zwar können diese Formeln von versierten Usern selbst erstellt werden, allerdings helfen vorgefertigte Tabellen mit Berechnungsvorlagen dabei, den Überblick zu behalten. Mittlerweile lässt sich das digitale Kassenbuch herunterladen, in das alle notendigen Zusatzangaben wie Steuernummer und Kontaktdaten eingetragen werden können. Zudem lassen sich die Nummer des Postens, die Bezeichnung und der Steuersatz für jeden Buchungsbetrag einfügen. Die Umsatz- beziehungsweise Vorsteuer wird automatisch berechnet, so kommt es bei der Steuernachforderung zu keinen bösen Überraschungen. Kassenbuch führen

Digitales Kassenbuch führen – die Voraussetzung

Im oben verlinkten Download befindet sich eine vorgefertigte Tabelle. Diese wird über Microsoft Excel oder das kostenlose Rechenprogramm Calc aus der Apache OpenOffice Suite geöffnet. Wer keines dieser Programme auf seinem Rechner installiert hat, findet die passende Software im Download-Bereich dieser Seite. Damit die Darstellung einwandfrei funktioniert, muss im Tabellenprogramm die Wiedergabe von Makros zugelassen werden. Diese ist bei der Standardeinstellung meistens ausgeschaltet. Beim Tabellenprogramm von Microsoft geschieht das automatisch beim Öffnen des Kassenbuchs über ein Navigationsfenster. Bei dem Open-Source Programm müssen diese Einstellungen manuell im Menüpunkt Extras geändert werden. Zudem muss für die vollständige Anzeige das Java Runtime Environment installiert sein.

Ein gut geführtes Kassenbuch

Wer ein gut sortiertes und übersichtliches Kassenbuch führen möchte, sollte einige Punkte beachten. Das gilt insbesondere wenn mehrere Personen mit der Verwaltung der Finanzen vertraut sind. Gerade Vereine und ähnlich lose organisierte Einrichtungen sollten Richtlinien und Checklisten einführen, welche die Aktualität des Kassenbuchs sicherstellen. Kassenbuch führen Einträge

Quittungen sortieren

Die Achillessehne jeder Buchhaltung liegt bei den analogen Quittungen. Werden diese nicht sofort in das digitale Format übertragen oder akribisch und systematisch abgeheftet, kann es schnell zu Verwirrung kommen. So macht ein geschäftlicher Tankbeleg am Ausstellungstag noch Sinn, eine Woche später handelt es sich um einen leicht verblichenen Bon, der sich nicht mehr eindeutig zuordnen lässt. Es empfiehlt sich daher alle Papier-Quittungen mit der Nummer und Bezeichnung zu versehen und in einer Tabelle, wie in dem Bild dargestellt, zu sammeln. Wer ein besonders übersichtliches Kassenbuch führen möchte, kann diese Belege einscannen und mit einem sprechenden Namen im selben Ordner abspeichern. So führt die nächste Steuererklärung zu keinem Nervenzusammenbruch!

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2014
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