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Bei Urlaub an die Outlook Abwesenheitsnotiz denken: So geht´s!

Maria S. Maria S.

Damit Kunden während des eigenen Urlaubs nicht vergebens auf Antwort warten, sollte man eine Outlook Abwesenheitsnotiz einrichten: So wird´s gemacht! Arbeitnehmer oder auch Freiberufler, die für berufliche Zwecke ihre E-Mail-Verwaltung über den Outlook Download abwickeln, haben ein funktionsreichen Client an der Hand. Dank vielseitiger und nützlicher Features, ist auch das Anlegen einer Outlook Abwesenheitsnotiz kein Problem. Wir zeigen in der folgenden Anleitung, wie es gemacht wird und welche Dinge dabei beachtet werden sollten. Outlook Abwesenheitsnotiz

Outlook Abwesenheitsnotiz bei Urlaub

Wer sich in seinen wohlverdienten Urlaub verabschieden möchte, sollte sich zuvor unbedingt Gedanken machen, was mit allen eingehenden E-Mails passieren soll. Wer sich im Urlaub nicht mit beruflichen Themen herumschlagen möchte, sollte daher eine Abwesenheitsnotiz einrichten. Wie das beim E-Mail-Client von Microsoft funktioniert, soll die nachstehende Anleitung zeigen.

Abwesenheit in Outlook durch automatische Antworten

Es gibt verschiedene Wege, Abwesenheitsnotizen in Outlook zu aktivieren. Zum einen erstellt man eine automatische Antwort, die den Absender der Mail darüber informiert, dass man im Urlaub ist. Man kann aber auch eine Regel definieren, beispielsweise, wenn man möchte, dass die Mails an einen Kollegen weitergeleitet werden. Die folgende Erläuterung bezieht sich auf Outlook 2010, bei jüngeren Versionen kann es zu kleinen Abweichungen kommen. 1. Automatische Antworten aufrufen: Ist Microsoft Outlook geöffnet wird zum Einrichten der Abwesenheitsnotiz zunächst über Datei die Kategorie Informationen ausgewählt. Die Kontoinformationen öffnen sich und an zweiter Stelle erscheint Automatische Antworten. Dieser Punkt wird angeklickt. Outlook Abwesenheitsnotiz anlegen 2. Zeitraum der Abwesenheit: Ein Dialogfenster öffnet sich, in dem nun alle wichtigen Fakten festgelegt und eingetragen werden. Ist die Option Automatische Antworten senden aktiviert, kann nun der entsprechende Zeitraum bestimmt werden. Wird kein Zeitraum festgelegt, gilt die automatisierte Antwort ab sofort und bis sie wieder deaktiviert wird. 3. Abwesenheitsnotiz für intern und extern: Mithilfe der zwei Reiter Innerhalb meiner Organisation und Außerhalb meiner Organisation lassen sich zwei verschiedene Nachrichten – für Kollegen und für Kunden/Partner – anlegen. Bei E-Mails, die von „außen“ kommen, kann der Nutzer zudem wählen, wer die Outlook Abwesenheitsnotiz bekommen soll: Entweder alle oder nur eigene Kontakte. Outlook Abwesenheitsnotiz Text 4. Text festlegen: Im nächsten Schritt wird nun der Text der automatischen E-Mail festgelegt. Hierbei sollte beachtet werden, dass unbedingt der Zeitraum der Abwesenheit benannt wird. Zudem sollte man mitteilen, ob eine Weiterleitung an einen Kollegen eingerichtet wurde oder, ob die Nachricht erst nach der Abwesenheit bearbeitet wird. Optional: Regel für Weiterleitung Wer in seinem Text eine Weiterleitung erwähnt hat, muss diese nun noch einrichten. Dafür sollten folgende Schritte beachtet werden: 5. Regel hinzufügen: Am unteren Rand des Fensters auf der linken Seite gibt es einen Button Regeln…, dieser wird angeklickt. Es öffnet sich ein neues Fenster. In diesem wird nun die Option Regel hinzufügen… angewählt. Outlook Abwesenheitsnotiz Regel 6. Definition der Regel: Es hat sich ein weiteres Fenster geöffnet, in dem nun das Häkchen bei Weiterleiten gesetzt und über An… der Kollege ausgewählt wird, an den die Mails weitergeleitet werden sollen. Alle weiteren Einstellungen können ignoriert werden. Jetzt mit OK bestätigen. Anschließend erscheint ein Warnhinweis, dass alle Mails an den Kollegen weitergeleitet werden. Diese kann ebenfalls bestätigt werden. Sollen nur Nachrichten ganz bestimmter Kunden oder Partner weitergeleitet werden, kann dies ebenfalls festgelegt werden. Outlook Abwesenheitsnotiz Weiterleitung Damit ist die Outlook Abwesenheitsnotiz inklusive Weiterleitung an einen Mitarbeiter für den bevorstehenden Urlaub eingerichtet. Jetzt kann getrost der Entspannungsmodus eingeschaltet werden.

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