Mit diesen einfachen Kniffs den Outlook Kalender perfekt beherrschen

Der Outlook Kalender von Microsoft koordiniert alle Termine & Aufgaben, weshalb es wichtig ist, ihn richtig anzuwenden. Wie es geht, erfährt man hier! Der Outlook Kalender ist wohl das wichtigste Grundfeature von Outlook, dem Personal Information Manager (PIM) von Microsoft. Diesen kann sich der Nutzer mit dem kostenlosen Outlook Download auf seinem PC installieren.

Mit dem Outlook Kalender wichtige Termine und Aufgaben planen

Der Kalender von Outlook hilft dem Nutzer dabei, seine wichtigen Termine und Aufgaben in Beruf und Freizeit unter einen Hut zu bringen. Aus diesem Grund ist es wichtig, alle Funktionen vom Outlook Kalender zu kennen. Die wichtigsten Features sind wohl:

• einen Termin zu erstellen
• Teilnehmer zu einem Termin einzuladen
• Serientermine anzufertigen
• den/einen Kalender zu teilen
• Erinnerungen anzupassen Folgende Anleitungen sollen dabei helfen, diese Punkte richtig anzuwenden.

Termine mit dem Outlook Kalender erstellen

Um einen neuen Termin zu erstellen, hat der Nutzer zwei Möglichkeiten. Entweder er doppelklickt auf den Tag, woraufhin sich ein Dialogfenster mit den weiteren einstellbaren Optionen, wie Datum und Überschrift der Tätigkeit einstellen lässt. Oder der Nutzer klickt im Menü-Band über dem Kalender auf den Button "Neuer Termin". Daraufhin öffnet sich auch automatisch das Dialogfenster mit den frei einstellbaren Parametern. Wenn der Termin wie bei einer Besprechung mit mehreren Teilnehmern sein soll, hat der Anwender die Option, die Teilnehmer zu einem Termin einzuladen. Dies erfolgt, indem er einen neuen Termin erstellt und im Menü-Band auf "Teilnehmer einladen" klickt. Dort öffnet sich ein Dialogfenster, in welches die E-Mail-Adressen der entsprechenden Personen eingegeben werden muss. Auch kann der Nutzer Serientermine erstellen. Das sind wöchentlich oder monatlich immer wiederkehrende Termin, wie das montägliche Meeting im Büro oder die Yoga-Stunde donnerstagabends. Dazu geht der Nutzer auf "Start" und unter "Optionen" auf "Serientyp". Zunächst trägt der Anwender die Uhrzeit ein und als nächstes gibt er unter "Serienmuster" an, in welchem Rhythmus die Termine stattfinden sollen. Unter "Seriendauer" werden das Anfangsdatum und die Anzahl der Wiederholungen festgelegt. Neben den normalen Terminen und Besprechungen gibt es noch ** ganztägige Ereignisse**, wie Geburtstage, Feiertage oder Urlaube. Bei der Erstellung eines Termins wird dann auf "ganztägig" geklickt. Für jeden Termin gibt es eine automatische Erinnerung 15 Minuten vorher. Doch die Zeitspanne kann der Nutzer auch nach Wunsch verändern. Dies tut er ebenfalls bei der Erstellung des Termins in der dafür vorgesehenen Option im Dialogfenster.

Den Kalender freigeben für andere Teilnehmer

Des Weiteren hat der Anwender die Möglichkeit, seinen Kalender mit anderen zu teilen. Das kann gerade im Büro auf der Arbeit von großem Vorteil sein. Um einen Kalender zu teilen, gibt es in der Ansicht von Outlook den Unterpunkt "Meine Kalender". Unter diesem wählt der Nutzer mit einem Rechtsklick der Maustaste den Kalender aus, den er gerne teilen möchte. Daraufhin öffnet sich ein Menü, welches die Option "Freigeben" bietet. Ist das angewählt, erscheint ein Dialogfenster, in welches der Anwender die E-Mail-Adressen der Personen eingibt, mit denen er den Kalender gerne teilen möchte. Sobald der Nutzer diese kleinen Schritte auswendig kann, steht einer optimalen Nutzung des Outlook Kalenders nichts mehr im Wege und all seine Termine und Aufgaben sind gut übersichtlich und strukturiert festgehalten.