Outlook Kalender synchronisieren in wenigen Schritten

Wer die Terminplaner anderer Anbieter mit seinem Outlook Kalender synchronisieren möchte, steht oft vor einem Problem. Zwar können sich Nutzer sowohl die Web App von Outlook herunterladen als auch den Web Client von Microsoft installieren, doch wer wirklich alle Termine beisammen haben möchte, muss verschiedene Kalender miteinander abgleichen.

Bestehende Termine mit dem Outlook Kalender synchronisieren

Der Outlook Kalender arbeitet mit dem sogenannten ICS-Dateiformat, welches ebenfalls von vielen anderen Terminplanern verwendet wird. Diese einheitliche Programmierung erlaubt das einfache Importieren von bestehenden Kalenderdaten in Outlook. Wie das geht, erklärt die folgende Anleitung.

1. Schritt: Als erstes wird der bestehende Kalender des Drittanbieters als ICS Datei auf ein Speichermedium exportiert. Diese Funktion ist bei Google und vielen anderen Anbietern in den Kalender-Einstellungen untergebracht.
2. Schritt: Danach meldet man sich bei Outlook an und wählt den Kalender, in welchen alle Termine übertragen werden sollen.
3. Schritt: Ganz oben rechts in der Befehlsleiste erscheint die Option Importieren, diese wird nun ausgewählt.
4. Schritt: Als nächstes können Nutzer entscheiden, ob die Termine in einen neun oder in einen vorhandenen Kalender importiert werden sollen. Hier besteht auch die Möglichkeit einer gesonderten Farbzuweisung, durch welche alte und importierte Termine sofort unterschieden werden können.
5. Schritt: Sind alle Einstellungen vorgenommen, wird die entsprechende ICS Datei ausgewählt und mit einem Knopfdruck importiert.

Gerade bei vollen Terminkalendern kann der eigentliche Import einige Minuten in Anspruch nehmen, denn es werden alle Termindaten inklusive personalisierter Erinnerungen und Termin-Teilnehmer sowie deren Kontaktdaten übernommen.

Dieser Import stellt jedoch nur eine Momentaufnahme des alten Kalenders dar und mögliche Änderungen nach dem Import werden nicht automatisch aktualisiert.

Google Kalender bei Outlook abonnieren

Abonnements erlauben es Nutzern, ihren Outlook Kalender zu synchronisieren ohne einen manuellen Import durchzuführen, so bleibt man sowohl über öffentliche Veranstaltungen als auch über Änderungen im Privatkalender informiert.

Dafür wird bei Outlook der Punkt Abonnieren gewählt und die entsprechende URL eingetragen. Nutzer des Google Kalenders finden die richtige Adresse bei den Kalenderdetails unter dem Button ICAL. Damit die Datenübertragung gelingt, muss der jeweilige Kalender für andere Personen freigegeben sein. Wurden alle Schritte durchgeführt, gleicht Outlook die Daten in regelmäßigen Abständen ab. Durch die größeren Zeitabschnitte zwischen einzelnen Updates, kann leider keine Aktualität der Einträge garantiert werden.

Tools führen Zwei-Wege-Synchronisierung durch

Mit den oben beschriebenen Methoden erscheinen die Termine anderer Kalender bei Outlook, doch es werden keine in Outlook vorgenommenen Änderungen an den Kalender des Drittanbieters übertragen. Für diese Zwei-Wege-Kommunikation gibt es Tools, welche den Outlook Kalender synchronisieren und die Aktualität aller Angaben sicherstellen. Nutzer können sich die Programme gSyncit und Sync2 for Outlook herunterladen und kostenlos testen.