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Tuning-Power für Outlook: ESM-Tools machen fehlende Funktionen verfügbar!

Oliver W. Oliver W.

Outlook kann vieles, aber eben leider nicht alles. Die ESM-Tools von outlook-stuff.com erkennen die Versorgungslücken und erweitern Outlook um dringend benötigte Funktionen. So ist es möglich, das Alter von Geburtstagskindern im Kalender darzustellen, Rufnummernformate zu vereinheitlichen oder neue Kontakte aus Adressdaten aller Art zu erstellen. Auch ein schneller Excel-Export ist fortan immer nur einen Mausklick weit entfernt. Outlook immer noch eine Spur besser und benutzerfreundlicher zu machen, als es die Windows-Kommandozentrale eh schon ist, das ist das erklärte Ziel der Firma EDV-Service Marchert. Die von ihr entwickelten ESM-Tools klinken sich nach ihrer Installation direkt in Outlook ein und verbessern hier umgehend die Usability. Jedes ESM-Tool deckt dabei ein bestimmtes Einsatzgebiet ab. Lohnend ist es, die ESM-Tools gleich im Paket zu bestellen, da die Tools auf diese Weise deutlich preiswerter sind als bei einer einzelnen Bezahlung. In der ToolBox Pro für 89,90 Euro sind die folgenden wichtigen ESM-Tools enthalten.

ChangeNames: Einheitliche Darstellung von Kontakten

Die Daten im Kontakte-Ordner von Outlook stammen oft aus den unterschiedlichsten Quellen. So kann es leicht passieren, dass jeder Eintrag anders formatiert ist. ChangeNames bringt alle Datensätze auf einen einheitlichen Stand und ergänzt dabei auch fehlende Anreden. Der Anwender kann natürlich selbst genau festlegen, welche Kontakte und Ordner zu bearbeiten sind. Eine Vorschau erlaubt es, die Änderungen vor der Durchführung erst einmal zu begutachten, um sie anschließend anzuwenden. Möglich ist es auch, die Sortierung von Verteilerlisten so zu ändern, dass die Adressen nach dem Nachnamen sortiert werden.

ContactMaker Pro: Neue Kontakte per Mausklick anlegen

Das Tool generiert neue Kontakte mit nur einem einzigen Mausklick. Dabei können E-Mail-Signaturen, an eine Mail angehängte Visitenkarten, Verteilerlisten, E-Mail-Empfänger, E-Mail-Absender, Online-Formulare und sogar die Inhalte der Zwischenablage als Quelle genutzt werden. So müssen die Informationen nicht mehr länger zeitaufwändig abgetippt oder einzeln per Kopieren & Einfügen in Outlook eingefügt werden. Auch die Anrede wird dabei automatisch erkannt und bei Bedarf ergänzt. Ein wirklich herausragendes Merkmal des ContactMaker Pros ist das Erstellen von Kontakten aus Online-Formularen heraus. Betreiber von Online-Shops bzw. von Web-Portalen können so aus den zugesandten E-Mails ihres Webservers vollautomatisch bereits kategorisierte Kontakte erstellen. Möglich ist es auch, aus E-Mails und Kontakten neue Verteilerlisten zu generieren, große Verteilerlisten in kleine aufzuteilen oder kleine Verteilerlisten zu einer großen, neuen Liste zusammenzufügen. Bereits vorhandene Verteilerlisten lassen sich auch reparieren, indem z.B. fehlende Verknüpfungen zu Kontakten wiederhergestellt werden. Besonders gern genutzt wird die Exportfunktion nach Excel, die frei definierte Kontakte (auch kategorieabhängig) in eine Excel-Tabelle schreibt und so als Grundlage für einen Serienbrief dienen kann. Ebenso ist es möglich, die exportierten Listen wieder nach Outlook zurück zu importieren.

CopyFolder: Kopieren von Ordner A nach Ordner B

Werden Outlook-Daten mit einem mobilen Gerät abgeglichen, synchronisiert das System oft nur die Standardordner. CopyFolder kopiert aber auch z.B. öffentliche Ordner in die Standardordner und umgeht damit dieses Problem. Das Tool kann beliebig viele Kopierjobs kontrollieren, die sich auch vollautomatisch ausführen lassen. Ein besonderes Highlight ist dabei die Zusammenarbeit mit dem Kalender. Werden dort z.B. in einem Serientermin nach einer bestimmten Syntax Kopierjobs definiert, so arbeitet CopyFolder diese zu den festgelegten Zeitpunkten automatisch ab.

CustomBirthdays: Altersanzeige bei Geburtstagen

Outlook kann die Geburtstage aus den Kontakten extrahieren und sie im Kalender anzeigen. Dieses ESM-Tool rechnet passend dazu auch noch aus, wie alt die einzelnen Personen an ihrem Jahrestag werden, und zeigt diese Information mit im Kalender an. Die Geburtstagsdarstellung lässt sich dabei individuell durch Platzhalter gestalten. Wer möchte, kann auch Geburtstagsleichen (das sind Kalendereinträge ohne dazugehörenden Kontakt) aus dem Kalender löschen, eine automatische Geburtstags-E-Mail aufsetzen lassen oder das Eintragen von Geburtstagen in den Kalender ganz verhindern.

EditContacts Pro: Suchen- und Ersetzen in den Outlook-Kontakten

Mit diesem Tool ist es möglich, mehrere Outlook-Kontakte auf einmal mit einer Suchen- und Ersetzen-Funktion zu bearbeiten. So ist es endlich kein Problem mehr, z.B. geänderte Firmendaten oder Domainnamen in allen relevanten Datensätzen in einem Rutsch anzupassen. Dabei ist es kein Problem, Zeichen zu ersetzen, aufzufüllen, zu überschreiben, zu kopieren, zu verschieben, zu tauschen, zu verbinden, und vieles mehr.

FormatNumbers: Einheitliches Format für Rufnummern

ESM-Tools

Nach wie vor der Liebling unter den ESM-Tools ist FormatNumbers. Das Programm bringt im Handumdrehen alle Ruf- und Faxnummern in ein einheitliches Format. Das sieht besser aus und vermeidet auch leicht auftretende Synchronisationsprobleme mit mobilen Geräten. Auf Wunsch werden auch die Faxnummern aus dem Adressbuch ausgeblendet.

ShowMailHeader: Gezielte Informationen zu einer E-Mail

Im Header einer E-Mail steht genau geschrieben, von wem diese Nachricht stammt und welchen Weg sie durch das Web genommen hat. ShowMailHeader zeigt diesen Header und nennt dabei alle relevanten Informationen auf übersichtliche Weise. Die Daten lassen sich als Textdatei speichern oder im HTML-Format in den Browser oder direkt in Outlook (ab Version 2003) laden.

ESM-Tools: Alle Tools 30 Tage lang testen

Alle ESM-Tools lassen sich 30 Tage lang auf dem eigenen Rechner ausprobieren. Sie lassen sich anschließend einzeln erwerben oder in den drei Tools-Paketen TopTools (49,90 Euro), ToolBox (79,90 Euro) und ToolBox Pro (89,90 Euro) lizenzieren. Für die rein private Anwendung sind alle Tools (mit eingeschränktem Funktionsumfang) kostenfrei. Einzelne Anwender können die uneingeschränkten Vollversionen aber auch kostenlos erhalten, wenn sie den auf der Homepage beschriebenen Vorgaben entsprechen. Download: ESM-Tools

Video-Workshops zu ESM-Tools

Workshops zu den ESM-Tools gibts übrigens direkt beim Hersteller.

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Software aus dem Artikel

Outlook

Kostenloser PIM mit Webmailer, Gruppenkalender, WebDrive und Office Online

Outlook
Hersteller:
Lizenzart:
Freeware
System:
Win 7, XP, Server 2003, Vista, Server 2008, 2000, Win 8, Windows 10
Sprache:
Deutsch
Version:
Web App
Leserwertung:
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