Dokumentenmanagement

Mit Software zum Dokumentenmanagement lassen sich alle erdenklichen Formen elektronischer Dokumente verwalten. Dafür stehen neben den gängigen Kenndaten wie Dateiname, -größe, Erstellungs- und Änderungsdatum weitere Attribute zur Verfügung. So können Dokumente mit Metadaten, Schlagwörtern oder Kunden- bzw. Auftragsnummern versehen werden. So können Dokumente gezielt abgelegt, gefiltert oder gefunden werden. Dabei zeichnen sich die Programme durch bedienungsfreundliche Benutzeroberflächen aus.

Dokumentenmanagement: Einsatzbereiche und Softwarelösungen

Softwarelösungen für die Verwaltung von Dokumenten finden sowohl im privaten als auch im professionellen Umfeld Anwendung. Neben Multifunktionstools gibt es hoch spezialisierte Programme für verschiedenste Bereiche und unterschiedliche Lösungsansätze, um Dokumente effizient zu verwalten:

Tools für die private Verwaltung von Dokumenten

Für den privaten Bereich lohnt sich in den seltensten Fällen die Anschaffung komplexer und teurer Software. Es gibt zahlreiche gratis Tools, die Ordnung in Zeugnisse, Rechnungen oder den E-Mail-Verkehr bringen. So bereitet zum Beispiel der Belegmanager dem Zettelkrieg ein Ende und vereinfacht die jährliche Steuererklärung. Der kostenlose WonderFox Document Manager sichert und sortiert Dateien oder erstellt Back-ups. Die meisten Tools bieten zudem die Option, Daten zu verschlüsseln und so vorm Zugriff Unbefugter zu schützen.

Softwarelösungen für den mittelständischen Bereich

Im mittelständischen Bereiche sorgt das Dokumentenmanagement für eine komfortable und übersichtliche Verwaltung von Aufträgen, Bestellungen, Belegen oder geschäftlichem Briefverkehr. Heute kommt kein Unternehmen mehr ohne ein elektronisches Management der relevanten Dokumente aus. Oftmals sind diese Tools kleine Alleskönner und erledigen neben den Verwaltungsaufgaben Dinge, die im Büroalltag anfallen: Das reicht vom komfortablen Einscannen der Dokumente, über die Erfassung des Postverkehrs oder Textbausteine zum schnellen Aufsetzen relevanter Texte. Ein Beispiel für ein solches Multifunktionstool ist AllInOne-Office. Dieses bietet sogar eine Schnittstelle zu eBay oder die Option, Personaldaten zu erfassen. Daneben punktet die Freeware mit einer virtuellen Stechuhr, einer klassischen Auftragsverwaltung sowie umfassender Statistiken.

Dokumentenmanagement

Cloud-Lösungen

Egal, ob Urlaubsfotos, Projektunterlagen oder Präsentationen: Wer von überall aus Zugriff auf seine Dokumente möchte, sollte sich für ein cloudgebundenes Dokumentenmanagement entscheiden. Mit Tools wie der Dropbox oder Google Drive & Co stehen sowohl für den privaten als auch den professionellen Bereich einfache Lösungen via Cloud zur Verfügung. Inzwischen gibt es auch bei spezialisierten Programmen oftmals die Option, Dokumente – oder zumindest eine Auswahl – via Cloud abzulegen. Die Vorteile von Cloudlösungen sind vielseitig. So lassen sich Speicherplatz individuell zubuchen, Dateien von überall aus abrufen – inzwischen auch auf nahezu allen Gräten, große Datenmengen einfach teilen, aktualisierte Dokumente automatisch sichern oder Dateien gemeinsam bearbeiten. Der einzige Nachteil cloudbasierter Lösungen ist, dass man seine Daten nicht auf dem eigenen Server sichert und somit auch ein Stück weit die Datensicherheit aus der Hand gibt.